Dabei kommt es auf mehr an als ein Kontaktformular. Manche Menschen möchten lieber anrufen oder eine E-Mail schreiben. Andere suchen Ihre Öffnungszeiten oder den Weg zu Ihrem Unternehmen. Mit den folgenden Tipps und Erfahrungen aus unseren Webdesign-Projekten können Sie prüfen, wie gut Ihre Kontaktseite diese Aufgaben erfüllt.
1. Lassen Sie Besucher den Kontaktweg wählen
In der Praxis sehen wir immer wieder Kontaktseiten, auf denen nur ein Formular steht. Telefonnummer und E-Mail-Adresse fehlen. Dabei möchten nicht alle Besucher auf dieselbe Weise Kontakt aufnehmen.
Kunden fragen uns häufig: Braucht es überhaupt ein Kontaktformular? Aus unserer Sicht sind ein Formular und eine sichtbare E-Mail-Adresse eine sinnvolle Kombination. Über das Formular lässt sich direkt auf der Website eine Nachricht schreiben. Wer lieber sein eigenes E-Mail-Programm verwendet, hat dort beispielsweise eine Kopie seiner Nachricht und kann Dateien anhängen. Eine Telefonnummer ergänzt das Angebot für Menschen, die ihr Anliegen am liebsten persönlich besprechen.
Platzieren Sie diese Kontaktmöglichkeiten so, dass sie schnell zu finden sind. Telefonnummer und E-Mail-Adresse sollten direkt anklickbar sein. Auf dem Smartphone lässt sich die Nummer dann in die Telefon-App übernehmen, ohne sie abzutippen.
Sie müssen dafür nicht jeden denkbaren Kontaktweg anbieten. Chat, WhatsApp oder Nachrichten über soziale Netzwerke sind nur sinnvoll, wenn Sie diese auch regelmäßig beantworten können.
2. Zeigen Sie, wer sich um die Anfrage kümmert
Ein Name und ein echtes Foto machen den Kontakt persönlicher. Besucher sehen, an wen sie sich wenden, und bekommen schon vor dem ersten Gespräch einen Eindruck von Ihrem Unternehmen.
Stellen Sie den Ansprechpartner mit Namen und Aufgabe vor. Gibt es mehrere Zuständigkeiten, helfen kurze Hinweise wie „Fragen zu Ihrem Auftrag“ oder „Technische Unterstützung“. Besucher sollten ohne Fachwissen erkennen können, wer ihnen weiterhilft.
Werden Nachrichten gemeinsam bearbeitet, reicht auch eine kurze Erklärung: „Ihre Nachricht geht direkt an unser Beratungsteam.“ Sie müssen keinen einzelnen Ansprechpartner nennen, wenn das nicht zu Ihren Abläufen passt.
3. Fragen Sie im Formular nur ab, was zunächst nötig ist
Viele unserer Kunden möchten möglichst viele Informationen schon im Kontaktformular abfragen. Das ist nachvollziehbar: Angaben zu Budget, Zeitrahmen und Projektdetails sparen Rückfragen und erleichtern die eigene Arbeit.
Für den Besucher bedeutet das allerdings zusätzlichen Aufwand, noch bevor ein persönlicher Kontakt entstanden ist. Nach unserer Erfahrung können umfangreiche Formulare mit vielen Pflichtfeldern dazu führen, dass weniger Anfragen eingehen. Besonders dann, wenn Interessenten manche Fragen noch gar nicht beantworten können.
Die entscheidende Frage lautet deshalb: Was brauchen wir wirklich, um auf die erste Nachricht sinnvoll zu antworten? Weitere Details lassen sich anschließend im Gespräch oder per E-Mail klären.
Für eine allgemeine Anfrage genügen häufig eine Nachricht und eine Möglichkeit zur Rückmeldung. Der Name hilft bei der persönlichen Ansprache, ist für eine Antwort per E-Mail aber nicht zwingend erforderlich. Eine Telefonnummer sollte nur dann verpflichtend sein, wenn Sie sie für den gewünschten Vorgang brauchen, etwa für einen ausdrücklich angeforderten Rückruf.
Achten Sie außerdem auf diese Punkte:
- Pflichtfelder klar kennzeichnen: Besucher sollten schon vor dem Absenden erkennen, welche Angaben erforderlich sind.
- Freiwillige Angaben benennen: Der Zusatz „optional“ zeigt, welche Felder übersprungen werden können.
- Einfach fragen: „Wie können wir Ihnen helfen?“ lädt dazu ein, das eigene Anliegen zu beschreiben.
- Den Anlass berücksichtigen: Für eine Terminbuchung können andere Angaben nötig sein als für eine unverbindliche erste Anfrage.
Auch der Schutz vor unerwünschten Nachrichten sollte Besuchern möglichst wenig Arbeit machen. Schwer lesbare Zeichenfolgen oder aufwendige Bilderrätsel erschweren den Kontakt zusätzlich.
4. Helfen Sie bei fehlenden oder falschen Angaben
Bei Projektübernahmen sehen wir häufig, dass die vorgegebenen Meldungen der Formularsoftware unverändert geblieben sind. Ein allgemeines „Fehler: Bitte alles ausfüllen“ sagt jedoch weder, was fehlt, noch, wie es weitergeht.
Besser sind freundliche Hinweise direkt am betroffenen Feld. Zum Beispiel:
- Bei einer fehlenden E-Mail-Adresse: „Bitte geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an, damit wir Ihnen antworten können.“
- Bei einer ungültigen Eingabe: „Bitte prüfen Sie Ihre E-Mail-Adresse. Sie sollte zum Beispiel so aussehen: name@unternehmen.de.“
- Bei einer fehlenden Nachricht: „Bitte beschreiben Sie kurz, wobei wir Ihnen helfen können.“
Markieren Sie das betreffende Feld und ergänzen Sie einen verständlichen Text. Eine rote Umrandung allein erklärt das Problem nicht und wird nicht von allen Menschen gleichermaßen erkannt.
Bereits eingegebene Angaben sollten erhalten bleiben. Niemand möchte eine ausführliche Nachricht noch einmal schreiben müssen, nur weil eine andere Angabe fehlt.
5. Erklären Sie, wie es nach der Anfrage weitergeht
Schon beim Formular sollte stehen, wann und auf welchem Weg Besucher mit einer Antwort rechnen können. Wenn es zu Ihren Abläufen passt, könnte der Hinweis so lauten:
Wir melden uns in der Regel innerhalb von zwei Werktagen per E-Mail. Bei Bedarf vereinbaren wir anschließend einen Termin für ein persönliches Gespräch.
Nennen Sie einen Zeitraum, den Sie im Alltag zuverlässig einhalten können. Ergänzen Sie bei der Telefonnummer auch Ihre telefonische Erreichbarkeit. So wissen Besucher, wann ein Anruf sinnvoll ist.
Nach dem Absenden: bedanken und Orientierung geben
Nach einer erfolgreich übermittelten Anfrage braucht es eine eindeutige Bestätigung. Ein knappes „Nachricht gesendet“ erfüllt zwar seinen Zweck. Ein freundliches Dankeschön mit den nächsten Schritten wirkt aber persönlicher und lässt weniger Fragen offen.
Zum Beispiel:
Vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an unserer Arbeit. Ihre Nachricht wurde erfolgreich übermittelt. Unser Beratungsteam meldet sich in der Regel innerhalb von zwei Werktagen per E-Mail bei Ihnen.
Ein Foto und der Name des Ansprechpartners können diese Bestätigung ergänzen. Entscheidend ist, dass Besucher wissen: Das Absenden hat funktioniert, und ich weiß, wie es jetzt weitergeht.
6. Machen Sie die Kontaktseite leicht bedienbar
Prüfen Sie Ihre Kontaktseite auch auf dem Smartphone. Lassen sich die Texte gut lesen, die Felder bequem ausfüllen und die Schaltflächen sicher antippen? Das Formular sollte sich an die Bildschirmbreite anpassen, ohne dass Besucher seitlich scrollen müssen.
Kleine Details erleichtern die Eingabe: Beim Feld für die E-Mail-Adresse kann beispielsweise eine Tastatur mit direkt erreichbarem @-Zeichen erscheinen, beim Telefonfeld ein Ziffernblock.
Denken Sie außerdem an Menschen, die mit der Tastatur oder einem Vorleseprogramm arbeiten. Wichtige Grundlagen sind:
- Dauerhaft sichtbare Feldbeschriftungen: Die Bezeichnung darf beim Tippen nicht verschwinden. So bleibt erkennbar, welche Angabe in welches Feld gehört.
- Gut erkennbare Texte und Bedienelemente: Schrift, Felder und Schaltflächen sollten sich deutlich vom Hintergrund abheben.
- Bedienung per Tastatur: Alle Felder und Schaltflächen müssen erreichbar und nutzbar sein. Dabei sollte sichtbar bleiben, welches Element gerade ausgewählt ist.
- Verständliche Hinweise: Fehlende Angaben müssen auch ohne Farberkennung verständlich sein.
Ein gut bedienbares Formular ist wichtig. Es sollte trotzdem nicht der einzige Kontaktweg sein. Wer es nicht nutzen kann oder auf ein technisches Problem stößt, findet über eine sichtbare E-Mail-Adresse und Telefonnummer alternative Wege, Sie zu erreichen.
7. Helfen Sie Besuchern, die zu Ihnen kommen möchten
Empfangen Sie Kunden, Patienten oder Gäste vor Ort, gehören auch praktische Angaben auf die Kontaktseite:
- die vollständige Adresse als kopierbarer Text,
- aktuelle Öffnungs- oder Sprechzeiten,
- Hinweise zu Parkmöglichkeiten und öffentlichen Verkehrsmitteln,
- Informationen zum Eingang, zur Etage und gegebenenfalls zum Klingelschild,
- Angaben zum Zugang, etwa zu Stufen oder einem Aufzug.
Eine Karte oder ein Link zur Routenplanung kann die Anfahrt erleichtern. Die ausgeschriebene Adresse sollte trotzdem direkt auf der Seite stehen.
Sonderzeiten an Feiertagen nicht vergessen
Gerade an Feiertagen, Brückentagen oder während der Ferien suchen Menschen gezielt nach aktuellen Öffnungszeiten. Für Restaurants und Freizeiteinrichtungen ist das besonders wichtig, weil Besuche oft kurzfristig geplant werden. Aber auch bei Praxen und anderen Unternehmen sollten Schließzeiten klar erkennbar sein.
Tragen Sie abweichende Zeiten rechtzeitig ein und entfernen Sie überholte Hinweise wieder. Wer vor verschlossener Tür steht, obwohl die Website „geöffnet“ angezeigt hat, hat guten Grund, verärgert zu sein.
8. Testen Sie, ob Anfragen tatsächlich ankommen
Eine Kontaktseite kann gut aussehen und trotzdem an einer entscheidenden Stelle scheitern: Die Nachricht erreicht Sie nicht.
Gelegentlich sehen wir beispielsweise Telefonnummern, die korrekt angezeigt werden, bei denen im anklickbaren Link aber eine falsche Nummer hinterlegt ist. Testen Sie die Verlinkung deshalb mit einem echten Anruf vom Smartphone aus, besonders nach Änderungen an den Kontaktdaten.
Auch ein Formular sollte vollständig getestet werden. Bei älteren Websites erleben wir manchmal, dass nach dem Absenden eine Bestätigung erscheint, beim Unternehmen aber keine E-Mail eingeht. Die Nachricht wird beispielsweise als unerwünscht eingestuft und aussortiert oder vom empfangenden E-Mail-System abgelehnt. Das kann längere Zeit unbemerkt bleiben.
Eine Erfolgsmeldung auf der Website allein genügt deshalb nicht als Test. Schicken Sie selbst eine Anfrage ab und prüfen Sie, ob alle Angaben vollständig in Ihrem Postfach ankommen. Wiederholen Sie das regelmäßig, besonders nach technischen Änderungen oder wenn Anfragen unerwartet ausbleiben.
Bei unseren Projekten richten wir häufig eine zusätzliche Speicherung der Formularanfragen ein. Sollte die Zustellung per E-Mail scheitern, lassen sich bereits gespeicherte Nachrichten darüber wiederfinden. Diese Sicherung ist nur für berechtigte Personen zugänglich. Sie ergänzt den E-Mail-Versand, ersetzt aber nicht die regelmäßige Funktionsprüfung.
Checkliste: Wie gut ist Ihre Kontaktseite?
Prüfen Sie Ihre Seite aus Sicht eines Besuchers, der zum ersten Mal Kontakt aufnehmen möchte:
- Sind Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Formular schnell zu finden?
- Ist erkennbar, wer sich um die Anfrage kümmert?
- Sind Pflichtfelder auf das Nötige beschränkt und freiwillige Angaben klar gekennzeichnet?
- Erklären Hinweise verständlich, was fehlt, und bleiben bereits eingegebene Texte erhalten?
- Werden die nächsten Schritte beim Formular erklärt und nach dem Absenden freundlich bestätigt?
- Lässt sich die Kontaktseite auf dem Smartphone und per Tastatur gut bedienen?
- Stimmen Adresse, Erreichbarkeit und gegebenenfalls aktuelle Sonderöffnungszeiten?
- Funktionieren ein Anruf über die verlinkte Telefonnummer und die Zustellung einer vollständigen Testanfrage ins richtige Postfach?
Sie möchten Ihre Kontaktseite verbessern? Wir unterstützen Sie bei Aufbau, Texten und technischer Umsetzung. Sprechen Sie uns gern an: per Telefon, E-Mail oder über unser Kontaktformular.